企业标准,是在企业范围内获得较佳秩序,经协商一致并由公认机构批准,共同使用的一种规范性文件,以科学、技术和经验的综合成果为基础,以促进共同效益为目的。
所谓标准化,是在企业内获得较佳秩序,对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动。标准化管理是制定标准、实施标准进而修订标准的过程,它是一个不断循环、螺旋式上升的运动过程。标准化管理是企业经营管理中必要的自我完善机制,是确保企业标准有效运行的基础。
如何确保标准的有效性、适用性、合规性,避免法律合规风险,是标准化管理的基本要求,企业在标准化管理实践中需要在以下几个细节方面加强管理:
1、重视部门间互审环节
标准的互审环节是各部门协商一致的过程管理环节。企业标准数量大、种类多,涉及面广,标准涉及到的部门都要掌握。为了避免对标准条文产生不同的理解,给经营管理带来困难,要求标准表述的措辞准确、内容明确、逻辑严密,不得与国家的有关法律、法规相抵触,标准必须简明、通俗易懂,避免难以理解或不同理解的可能性,使标准的使用者能够正确无误地执行标准,取得预期的效果。例如,管理标准中要明确该项事项由谁来管、怎么管、管到什么程度、应达到什么要求等。这就需要相关部门在互审环节达到协商一致的目标,才能避免在标准的执行环节由于理解不同而产生的分歧。
2、严格标准体系统一管理要求
标准体系管理效果影响标准质量,标准的质量直接影响发布后的有效实施,加强统一归口管理是保证标准质量的有效方式。标准体系分为技术标准体系、管理标准体系、工作标准体系等子体系,子体系间相互关联。各子体系又包含很多标准,标准与标准间相互联系和依赖。例如,标准之所以称之为标准,是因为在结构、体裁、编号、叙述等方面有特定形式要求,所以子体系下的标准都是统一格式的文件,是有章可循的;标准中涉及的概念、术语、符号和代号要有统一性要求;如办法、规定、细则等标准之间的层级关系要有统一的规定;现行基础标准内容的协调性,与上级标准的协调性,同一企业标准之间的协调性都需要统一管理要求。即便是简单的标准编号管理混乱,也会造成标准修订历史不明晰,制度依据无从查证,从而因为一系列的麻烦。
3、恰当选择标准审批机构
每个企业标准均由对应的公认的机构批准,审批机构应当与公司章程、授权管理要求、标准所涉及的业务或管理活动的决策机构相协调一致。一方面,为保证标准的质量,应选择具有相应技术经验、专业水平、审批权限的机构作为该标准的审批机构;同时,应考虑标准审批效率问题,以免因决策机构设置层级太高或不合理,审批周期过长或缺乏相应专业知识,影响标准的发布执行,从而影响标准的合规性。
4、建立定期复审机制
所有标准是有年龄、有一定寿命的。如今技术发展迅速,新概念、新理论、新经验、新方法的不断涌现,现行的标准会逐渐老化以至不再适用,这些标准应当及时废止或修订。由于各领域技术发展程度并不一致,国家对标准的寿命并没有统一规定,一般认为2-5年标龄的标准就应该考虑复审,每年要安排标准的复审工作。通过复审可以保证标准内容符合政策、技术先进、经济合理等要求。复审可以采用定期与非定期相结合的方式:定期复审,即为公司标准化管理的统一组织行为,根据标准发布的时间确定具体复审计划,集中一段时间完成复审及相应修订工作;非定期复审,可以联合企业的内审部门,在内部审计工作中及时评估标准的有效性、适用性、合规性,并提出修订计划。

